Odbiór korespondencji według formuły „każdorazowe zapytanie”, polega na: każdorazowym informowaniu Uczestnika Programu pod wskazany w umowie adres e-mail o fakcie przyjęcia korespondencji zaadresowanej do Uczestnika Programu oraz jej przekazanie Uczestnikowi Programu według następujących zasad:
a) Uczestnik Programu zostanie poinformowany o wpływie korespondencji pocztowej w terminie 24 godzin od momentu wpływu korespondencji pocztowej do siedziby PNT w Opolu za pośrednictwem poczty elektronicznej pod wskazany w Umowie adres e-mail, zgodnie z § 13 ust. 2;
b) Treść wysłanej zgodnie z lit. a) wiadomości zawierać będzie skan awersu listu z ręcznie dopisaną datą jego otrzymania/odebrania z zapytaniem czy korespondencję otwierać i skanować;
c) Jeśli odpowiedź na zapytanie o którym mowa w lit. b) będzie jednoznacznie twierdząca, to PNT w Opolu rozumieć to będzie jako oświadczenie o wyrażeniu zgody przez Uczestnika Programu na otwarcie korespondencji i zeskanowanie jej zawartości, które jest następującej treści „Niniejszym, działając w imieniu własnym/firmy, którą reprezentuję wyrażam zgodę na otwarcie dostarczonej na mój adres korespondencji pocztowej, której dotyczy skan awersu i zeskanowanie jej zawartości przez pracownika PNT w Opolu oraz na przesłanie zeskanowanej korespondencji na adres e-mail zgodny z Umową o świadczenie usługi Program Wirtualne Biuro PNT w Opolu”;
d) Po otrzymaniu jednoznacznie twierdzącej odpowiedzi na otwarcie korespondencji o której mowa w lit. b) wyznaczony pracownik PNT w Opolu dokona skanowania wszystkich dokumentów znajdujących się w korespondencji pocztowej. Uczestnik Programu może postanowić o innym sposobie skanowania, jednakże w takim wypadku zobowiązany jest do poinformowania o tym PNT w Opolu w mailu zawierającym jednoznaczne stwierdzenie otwarcia lub też skanowania korespondencji wskazane w lit. c);

Odbiór korespondencji według formuły „stała zgoda”,  polega na tym, że Uczestnik Programu zostanie poinformowany o wpływie korespondencji pocztowej, która zostanie mu przekazana, w terminie 24 godzin od momentu wpływu korespondencji pocztowej do siedziby PNT w Opolu, pod wskazany w Umowie adres e-mail, zgodnie z § 13 ust. 2. Treść wiadomości zawierać będzie skan awersu listu z ręcznie dopisaną datą jego otrzymania/odebrania, a wyznaczony pracownik PNT w Opolu dokona skanowania wszystkich dokumentów znajdujących się w korespondencji pocztowej. Uczestnik Programu może postanowić o innym sposobie skanowania, jednakże w takim wypadku zobowiązany jest do poinformowania o tym PNT w Opolu. W tej formule odbioru korespondencji PNT w Opolu uwzględniając upoważnienie zapisane w § 2 ust. 3. nie ma obowiązku dokonywania każdorazowego zapytania o zgodę na otwarcie i skanowanie korespondencji przychodzącej.